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Traitement
des
réclamations

Chez Circlub, nous attachons une grande importance à la satisfaction de nos clients.

Néanmoins, dans le cas où vous ne seriez pas totalement satisfait de nos services, vous pouvez déposer une réclamation et nous la traiterons selon les modalités décrites ci dessous.

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1. Comment adresser une réclamation ?

Les réclamations peuvent être adressées à Circlub :

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  • Par courrier : Service Réclamations - 81 avenue Mozart, 75016 Paris

  • Par email : contact@circlub.fr

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Un accusé de réception est envoyé dans un délai maximal de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la réclamation, sauf cas exceptionnels.

2. Délai légal de traitement des réclamations

Circlub s’engage à traiter chaque réclamation avec la plus grande rigueur et rapidité, conformément à la législation en vigueur :

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  • Un accusé de réception de la réclamation vous sera envoyé dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la réclamation.

  • Réponse définitive : Vous recevrez une réponse complète dans un délai de 60 jours maximum à compter de la réception de la réclamation. Si des circonstances exceptionnelles empêchent de respecter ce délai, vous serez informé du prolongement nécessaire et des raisons du retard.

 

Ces délais sont strictement encadrés par la réglementation (article 313-8 du RGAMF) afin de vous garantir une réponse raisonnable et rapide.

3. Enregistrement et suivi des réclamations

Dès réception de la réclamation, celle-ci est enregistrée dans un tableau de suivi géré par le RCSI (Responsable de la conformité et du suivi interne).

 

Cela permet à Circlub de suivre l’évolution de chaque réclamation et de garantir le respect des délais légaux. Le suivi est effectué jusqu’à la résolution complète de votre problème/insatisfaction.

4. Réponse et résolution

Le processus de réponse commence par une analyse détaillée de la réclamation par le RCSI, qui collecte toutes les informations pertinentes. Une fois l’analyse terminée, une réponse complète est rédigée, validée par la direction vous est envoyée, en tenant compte des faits exposés dans la réclamation. La réponse peut inclure :

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  • Une explication détaillée du problème ;

  • Les actions prises pour résoudre la situation ;

  • Des compensations ou des solutions alternatives proposées.

5. Médiation

Si vous restez insatisfait après avoir reçu une réponse de Circlub, ou si aucune solution n’a été apportée dans les délais impartis, vous pouvez saisir le Médiateur de l’AMF pour résoudre le différend de manière amiable, avant d’engager toute procédure judiciaire. Cette médiation est gratuite, confidentielle et nécessite l'accord des deux parties pour être menée à bien. Le Médiateur de l’AMF peut être contacté :

 

  • Par courrier : Médiateur de l’AMF, 17 place de la Bourse, 75082 Paris Cedex 02

  • En ligne : via le formulaire de demande de médiation sur le site www.amf-france.org

6. Mesures correctives et prévention des risques

Si la réclamation met en lumière un dysfonctionnement ou un risque récurrent, Circlub peut mettre en place des mesures correctives afin de prévenir de futurs incidents.

 

Ces mesures peuvent inclure la révision des processus internes, la mise en place de nouvelles pratiques ou la formation des collaborateurs.

 

L’ensemble des réclamations est analysé afin d'identifier des solutions pour améliorer la qualité du service et éviter la répétition de telles situations.

7. Documentation et transparence

Toutes les réclamations et leurs résolutions sont conservées durant 5 ans dans un registre dédié accessible à la direction et à l’équipe conformité.

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Cela permet à Circlub de maintenir une traçabilité complète et de respecter les exigences de transparence imposées par les régulatio

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